Kegiatan Manajemen Dalam SIM Mengandung Peranan Penting

• Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
• Informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajemen.
• Pada kegiatan manajemen, dimana manajer akan melakukan 3 macam proses dalam memanfaatkan sumberdaya ( manusia, material, modal dan informasi ) yaitu planning, controling, pengambilan keputusan.

Maka SIM dalam kegiatan manajemen yagn baik tentu juga harus mampu memberikan dukungan pada :

• 
  
  
  1. Proses Perencanaan
  2. Proses Pengendalian
  3. Proses Pengambilan Keputusan
  
  
  

1. Dukungan SIM pada proses perencanaan adalah

• Rencana merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu, merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan
• Suatu organisasi pada tiap tingkatan mempunyai rencana yang berbeda, SIM yang dikembangkan mampu mendukung setiap kebutuhan itu
• Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data, masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana

Beberapa teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:
    1. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan

 Misal, tingkat perubahan laba pada suatu perusahaan “A” adalah naik 10% selama tahun 2000-2005.

 2.  Teknik penghalusan data

 Misal, teknik rata-rata bergerak (moving average) dipakai untuk melunakkan ketidakteraturan data-data historis yang ada sehingga akan mempermudah perencanaan.

3. Analisis musiman

Misal, hasil penjualan produk tertentu adalah tinggi pada bulan-bulan tertentu. Untuk kepentingan itu analisis musiman dipakai untuk memperoleh pola musiman tersebut.

4. Analisis korelasi

Misal, korelasi antara jumlah biaya promosi dengan tingkat penjualan suatu produk.

5. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlation analysis)

Pada kondisi tertentu, dua variabel dapat mengalami penundaan waktu dalam kerelasian satu dengan lainnya. Misal, penjualan suku cadang mesin dalam periode n merupakan fungsi penjualan periode n-1. Analisis ini membantu dalam perumusan kerelasian tersebut.

6. Deskripsi data dan analisis penyebaran

Analisis penyebaran berguna untuk memahami data menurut ukuran rata-rata, median, modus, interval, deviasi standar, dan lainnya. Misal, penjualan harian sebanyak 100 unit mempunyai standar deviasi 5 unit. Analisa ini berguna untuk memahami sifat kegiatan penjualan yang perlu direncanakan.

        Selanjutnya teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa lampau dan mendatang. Umumnya perkiraan masa mendatang adalah didasarkan pada analisis data historis dengan menggunakan teknik penciptaan data untuk proses perencanaan.

2. Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian

• Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
• Untuk pengendalian suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman
• Ukuran prestasi dijadikan sebagai standard prestasi
• Dukungan SIM adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bias dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Dukungan mencakup:a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
  b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
  

c. A         Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang. Dukungan lainnya adalah monitor yang terus-menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodic saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada diluar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat.

3. Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan yaitu:

· Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas:

a. Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan

b. Pengakuan adanya masalah

· Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha:

· Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah

· Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah

· Analisis arah tindakan yang mungkin

· Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

§ Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.